Administrar sin
quedar en deuda
con nadie.
Cobrar lo que corresponde, poder demostrar en qué se gastó, y que las decisiones del edificio queden por escrito. Esta guía recorre el trabajo de un mes completo de administración, en el orden real en que ocurre.
Para la junta de condominio y para quien administra día a día. Todo lo que se describe acá se hace desde el panel de administración de la app, sin salir del navegador y sin que nadie tenga que tocar una hoja de cálculo.
Las pantallas son capturas reales, tomadas de un condominio de demostración con 14 unidades. Los datos bancarios y las cédulas están enmascarados.
Cómo piensa Atryum
Antes de la primera pantalla conviene entender tres decisiones de diseño, porque explican casi todo lo demás.
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1
La app no mueve dinero
No procesa pagos, no cobra comisión y no toca la cuenta del condominio. Los propietarios pagan por donde ya pagan y suben el comprobante; ustedes lo confirman contra el estado de cuenta del banco. Atryum es el registro, no el cajero.
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Todo lo que decide plata deja rastro
Quién emitió una cuota, quién aprobó un pago, quién rechazó uno y por qué, quién anuló una tanda mal emitida. Nada de eso se puede hacer en silencio. Es lo que protege a la administración cuando alguien pregunta.
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3
Si un número no es confiable, la app lo dice
Prefiere avisar «este quórum no es confiable porque faltan alícuotas» antes que mostrar un porcentaje verde que no significa nada. Un dato equivocado con cara de cierto es peor que un dato faltante.
Los primeros 40 minutos
Esto se hace una sola vez. Después, el trabajo mensual son minutos. El orden importa: cada paso depende del anterior.
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1
Datos del condominio
Nombre, país, moneda y zona horaria. La zona horaria no es un detalle: es la que usa la app para decidir cuándo vence una cuota y a qué hora es una reserva.
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2
Cargar las unidades
Apartamentos, locales, estacionamientos, depósitos. Cada uno con su identificador (4-B, PH-2, L-01) y su torre o bloque si aplica. Esta es la columna vertebral de todo lo demás.
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3
Cargar las alícuotas
El porcentaje que le corresponde a cada unidad en el documento de condominio. Tiene su propia sección más abajo porque es lo que más consecuencias tiene.
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4
Cuentas bancarias del condominio
Cada cuenta que reciba pagos: banco, tipo, número, titular, RIF o cédula. Los residentes las ven en su pantalla de pago con un botón para copiarlas. Si no cargas ninguna, van a seguir preguntando por WhatsApp.
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5
Áreas comunes
Salón, parrillera, cancha, coworking. Con sus reglas de uso y sus límites. Mientras no cargues ninguna, la pantalla de Reservas de tus residentes está vacía.
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6
Invitar a los propietarios
En Admin → Contactos descargas la planilla con las unidades y los nombres, la junta le agrega correos y teléfonos, y la pegas de vuelta desde Excel. La app te muestra qué va a cambiar antes de aplicarlo, y no envía nada en ese paso.
Cuando decidas, tocas «Invitar» y cada propietario recibe un correo de bienvenida (uno solo aunque tenga dos apartamentos), o se lo mandas por WhatsApp desde tu teléfono. Entran con su correo y un código de seis dígitos, sin contraseña. La misma pantalla te dice quién ya entró.
Empezar a emitir cuotas antes de cargar las alícuotas. La app te va a dejar cobrar por monto fijo, pero después convertir el condominio al reparto por alícuota implica rehacer lo emitido. Carga las alícuotas primero, aunque te tome media hora buscar el documento.
Las alícuotas
La alícuota es el porcentaje de participación de cada unidad en el condominio. Está en el documento de condominio y no la inventa la administración. Es lo que hace que un penthouse de 180 m² no pague lo mismo que un estudio de 45 m².
De ella dependen dos cosas grandes:
- El reparto de la cuota mensual, si el condominio cobra por alícuota en vez de por monto único.
- El peso del voto y el quórum en las asambleas ponderadas.
- ΣLa suma tiene que dar 100 %. La app te muestra cuánto llevas y cuánto falta, en todo momento. No te obliga a cerrar en el acto, pero no te deja creer que ya cerraste.
- ∅«Sin cargar» y «0 % exento» son cosas distintas. Una unidad sin cargar es un dato que falta; una unidad en 0 es una decisión (un depósito que no paga). La app las trata distinto y no las confunde.
- ⌨Acepta el formato que uses:
6,50,6.50,6,50 %. Hasta cuatro decimales, que es lo que suelen traer los documentos de condominio. - ⚡Dos atajos: repartir en partes iguales entre todas las unidades, o escalar proporcionalmente lo que ya cargaste para que cierre en 100 %.
No vas a poder modificar una alícuota que ya tenga valor: cambiarla en medio de una votación cambiaría el peso de votos ya emitidos. Sí puedes cargar las que estén vacías, porque eso no reescribe nada. Es una restricción a propósito, no una falla.
Emitir las cuotas del mes
Una emisión genera una cuota por unidad, todas con el mismo concepto y el mismo vencimiento. Hay dos formas de repartir el monto y la diferencia es de fondo.
| Modo | Cómo reparte | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Por alícuota | Distribuye el presupuesto total del mes según el porcentaje de cada unidad. | Es lo correcto y lo que exige el documento de condominio en casi todos los edificios. |
| Monto único | El mismo monto para todas las unidades. | Condominios de unidades idénticas, o gastos que no dependen del tamaño (una derrama pareja acordada en asamblea). |
| Por grupo | Reparte un total solo entre las unidades de un grupo, según el peso de cada una. Las demás no reciben cuota. | Gastos que pagan solo algunos: la marina, un estacionamiento techado (arts. 11 y 12 de la Ley de Propiedad Horizontal). Los grupos se arman en Admin → Grupos de prorrateo. |
Si eliges reparto por alícuota y hay unidades sin alícuota cargada, la app no emite: te dice cuáles faltan. Es deliberado — emitir con datos incompletos reparte mal el costo entre los vecinos que sí están cargados, y eso se nota recién cuando alguien reclama.
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Admin → Emitir cuotas
Eliges el tipo: ordinaria (la del mes) o extraordinaria (una derrama puntual).
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Concepto y vencimiento
El concepto es lo que el propietario va a leer en su teléfono. «Cuota de agosto 2026» comunica; «cuota» no.
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Monto total o monto por unidad
Según el modo. En reparto por alícuota escribes el total del mes y la app hace la división, ajustando los centavos para que la suma cierre exacta.
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Revisa la vista previa y emite
Antes de confirmar ves la lista completa: cada unidad con su monto. Ahí se detectan los errores.
Si intentas emitir un concepto que ya emitiste para el mismo vencimiento, la app lo bloquea — y lo hace sin importar mayúsculas ni espacios de más, así que «Reparación del portón» y «reparacion del porton» cuentan como el mismo cobro. Es la protección contra el doble clic y contra dos personas de la junta emitiendo a la vez.
Con la emisión, cada propietario recibe un correo con el concepto, el monto y la fecha de vencimiento en el asunto — mucha gente decide si abre un correo solo por el asunto.
Revisar comprobantes
Es el trabajo repetitivo del mes y donde la app ahorra más tiempo. Cada comprobante llega con la captura, la referencia, el método, el monto y la unidad. Tú lo comparas con el estado de cuenta del banco y decides.
- ✓Aprobar salda la cuota, le manda un correo al propietario y le habilita su constancia de pago.
- ✕Rechazar exige un motivo. No hay forma de rechazar en blanco. Hay motivos frecuentes de un toque y un campo libre para el resto.
- 1Un solo comprobante en revisión por cuota. Nadie te va a mandar dos capturas del mismo pago y dejarte adivinando cuál vale.
- 👁La captura se abre a tamaño completo desde el mismo renglón, sin salir de la cola.
Un rechazo sin explicación genera un mensaje de WhatsApp, una llamada y a veces una discusión en la asamblea. Un rechazo que dice «la referencia 004182 no aparece en el estado de cuenta, ¿puedes revisar el número?» se resuelve solo. Escribirlo cuesta diez segundos y es la diferencia entre las dos cosas.
Cuando emites mal
Pasa: el monto base estaba equivocado, el mes era otro, o la derrama se emitió dos veces. Para eso está anular una tanda.
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Admin → Anular una tanda de cuotas
Se listan las emisiones que todavía tienen cuotas sin pagar. Solo esas se pueden anular.
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Eliges la tanda
Ves cuántas cuotas tiene, cuántas ya están pagadas y cuántas se van a anular.
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Escribes por qué
Mínimo una línea. Queda registrado con tu nombre y la fecha.
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Vuelves a emitir bien
La tanda anulada no bloquea la nueva emisión del mismo concepto.
No toca las cuotas ya pagadas. Si diez vecinos pagaron y catorce no, se anulan las catorce y las diez quedan intactas. Los comprobantes que estuvieran en revisión se rechazan automáticamente con el motivo que escribiste, para que esos vecinos entiendan por qué su pago volvió atrás.
Todo esto queda en el registro de actividad del condominio. Si alguien pregunta en la asamblea por qué desapareció un cobro, la respuesta está escrita, con nombre y fecha.
Morosidad
El panel te muestra la tasa de cobranza del mes y la lista de unidades con deuda vencida, ordenada por monto. No hay que armar nada: se calcula solo con lo que ya emitiste y lo que ya aprobaste.
- Una cuota está vencida cuando pasó su fecha en la zona horaria del condominio y sigue sin pagarse. No unas horas antes por diferencia de huso, que es el error clásico.
- Un comprobante en revisión no cuenta como moroso. Mientras tú lo revisas, ese vecino no aparece en la lista.
- Desde ahí puedes mandar un comunicado dirigido, sin sacar los nombres a la vista de todo el edificio.
- Recordar a todos deja el recordatorio en la campana de cada moroso y le escribe al correo. Junto a cada unidad, WhatsApp abre el chat con el propietario y el mensaje ya escrito, con el monto y el enlace para pagar.
- Además, la app recuerda sola: tres días antes de cada vencimiento y al día siguiente si quedó sin pagar. A quien ya envió su comprobante no le escribe.
Gastos y presupuesto
Cobrar sin mostrar el gasto es la mitad del trabajo, y es la mitad que genera desconfianza. Cada egreso que cargas lo ven todos los propietarios, con su concepto, su categoría, su monto y su factura.
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Finanzas → Registrar gasto
Concepto, categoría, monto, moneda, fecha y proveedor.
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Adjunta la factura
Foto o PDF. Es lo que convierte «se gastaron $420 en la bomba» en algo verificable.
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Se publica solo
Aparece en la vista de Finanzas de cada residente, sin que tengas que armar un informe.
El presupuesto anual es opcional y vive aparte. Cargas cuánto esperas gastar por categoría por mes, con ajustes puntuales si algún mes es distinto. A partir de ahí la app compara lo ejecutado contra lo presupuestado y todo el edificio lo ve.
Se anula, no se borra. Queda visible como anulado, con el motivo. Borrar un egreso de la contabilidad del edificio sin dejar rastro es exactamente lo que un condominio no debería poder hacer.
Comunicados
Un comunicado va a todo el edificio y queda publicado. No se pierde entre memes como en un grupo de WhatsApp, y el vecino que se incorpora en octubre puede leer lo de julio.
- Normal — aparece en la lista de comunicados.
- Importante — se destaca en la lista.
- Urgente — sale como banner en la pantalla de inicio de todos, y les llega por correo.
Un corte de agua sin fecha de reposición es urgente. El recordatorio del pago del mes no lo es. Cuando todo es urgente, nada lo es, y el banner se vuelve invisible justo el día que hacía falta.
Encuestas y asambleas
Dos herramientas distintas para dos cosas distintas.
| Encuesta | Asamblea | |
|---|---|---|
| Para qué | Tomarle el pulso al edificio. | Decidir formalmente. |
| Preguntas | Una. | Las que hagan falta. |
| Quórum | No aplica. | Lo defines tú (por ejemplo 75 %). |
| Voto | Uno por unidad. | Uno por unidad, o ponderado por alícuota. |
| Al cerrar | Queda el resultado. | Queda un acta congelada. |
El voto ponderado
Cuando marcas una asamblea como ponderada, el voto de cada propietario pesa lo que pesa su alícuota. Es lo que hace que la decisión sea la del condominio y no la de quien tenga más apartamentos pequeños. La app le muestra a cada propietario cuánto pesa su voto antes de que vote.
El quórum
Se mide contra el condominio completo, no contra los que ya participaron. Si al edificio le faltan alícuotas por cargar, la app no muestra un porcentaje: avisa que el universo está incompleto y que ese número no representa al condominio. Con carga parcial, un cálculo ingenuo puede dar «100 % de quórum alcanzado» teniendo treinta unidades sin representar — justo en la pantalla que decide una derrama.
El acta
Al cerrar una asamblea, el resultado se congela: quién votó, cuánta alícuota se alcanzó, si se llegó al quórum y qué ganó cada pregunta, con la fecha y el nombre de quien la cerró. Si el mes que viene corriges una alícuota o das de alta una unidad nueva, el resultado de esta asamblea no se mueve. Un acta que se puede reescribir sin querer no sirve como acta.
Mantenimiento
Los residentes reportan; ustedes mueven cada reporte por sus estados y asignan responsable. El vecino ve cada movimiento con su fecha, así que deja de preguntar.
| Estado | Qué comunica |
|---|---|
| Nuevo | Entró y nadie lo miró. |
| En revisión | Lo leíste y estás evaluando. |
| En curso | Hay alguien trabajando. Aquí conviene poner el responsable. |
| Resuelto | Terminado. |
| Descartado | No se va a atender, con el motivo escrito. Por ejemplo: es un problema interno del apartamento. |
- Se puede volver atrás. Un reporte marcado como resuelto por error se reabre con un toque. No es un estado terminal.
- Descartar exige motivo, igual que rechazar un pago. Y ese motivo le llega por correo a quien reportó.
- Cada cambio queda en el historial visible para el residente: de qué estado a qué estado, cuándo, y la nota.
Y ordena tu cola. Si notas que todo el mundo marca «urgente», es señal de que los reportes se estaban quedando sin respuesta — no de que haya que quitar la opción.
Áreas comunes y reservas
Cada área se crea con su nombre, su capacidad, una descripción y sus reglas de uso. Las reglas las lee el residente en el momento de reservar, que es cuando sirven.
Además, cada área tiene sus límites:
| Límite | Para qué sirve |
|---|---|
| Duración máxima | Que nadie tome el salón doce horas seguidas. |
| Anticipación mínima | Darle tiempo al personal de preparar el espacio. |
| Anticipación máxima | Que nadie bloquee el 31 de diciembre con once meses de ventaja. |
| Reservas por semana | Repartir el uso entre todo el edificio. |
Un área retirada deja de aparecer para reservar pero conserva su historial. Si tiene reservas futuras confirmadas, la app te avisa cuántas antes de dejarte retirarla, para que puedas avisarles a esos vecinos. Se reactiva cuando quieras.
Dos vecinos no pueden quedarse con el mismo espacio a la misma hora, ni siquiera tocando «Reservar» en el mismo segundo: lo impide la base de datos, no la pantalla.
Cuentas y contabilidad
En Admin → Cuentas por cobrar está todo lo que tiene que ver con plata: lo que debe cada unidad, los recibos, los convenios, los intereses y el libro. Cada pantalla tiene su botón para imprimir o guardar como PDF.
- Recibos con número. Cada recibo lleva un número correlativo del condominio y, una vez emitido, no se puede editar ni borrar: la ley le da fuerza ejecutiva (art. 14 de la Ley de Propiedad Horizontal). Si hubo un error, se anula con una nota de crédito numerada, que queda en el estado de cuenta.
- Abonos. Un vecino puede pagar una parte de una cuota; la cuota queda «abonada» con lo que falta. Si la administración recibe un pago directo (efectivo, una transferencia sin reportar), lo registra desde la ficha de la unidad: se aplica al recibo más antiguo y lo que sobre queda como saldo a favor.
- Antigüedad de saldos. La lista de unidades separa lo por vencer de lo vencido a 30, 60, 90 y más de 90 días, y se exporta a Excel.
- Convenios de pago. La deuda vencida se reparte en cuotas mensuales. Los recibos no cambian; el convenio es un calendario. Mientras se cumpla, la unidad figura al día: puede reservar y no recibe recordatorios de morosidad.
- Intereses de mora. Tasa anual del condominio (3 % es el interés legal; más requiere acta), interés simple por los días de atraso, sin interés sobre intereses. Se revisa unidad por unidad antes de emitir.
- Saldos de apertura. Lo que cada unidad debía o tenía a favor al empezar con Atryum, pegado desde la planilla de la junta. Se carga una sola vez.
- Documentos. Recibo de condominio, estado de cuenta por unidad (el vecino también lo ve desde Pagos) y relación de gastos del período para la asamblea, con espacio para las firmas.
- Libro diario, mayor y balance. Cada documento genera su asiento, siempre cuadrado, en dólares y en bolívares. La diferencia entre la tasa del día de emisión y la del cobro va a Diferencial cambiario. Nadie escribe el libro a mano: sale de los documentos, así que no puede desalinearse.
Caseta, visitas y paquetes
El teléfono o la tablet de la garita se vincula una sola vez como caseta. Desde ahí el vigilante escanea los pases QR de las visitas y registra las encomiendas, sin tener cuenta propia ni ver datos de cuotas.
- Entrada de una visita: al registrarla, el vecino que creó el pase recibe «Llegó tu visita» con la hora.
- Paquete recibido: el vigilante elige el apartamento, escribe qué es y quién lo trajo. El apartamento recibe el aviso en la campana y en el correo.
- Paquete entregado: «Lo vinieron a buscar», escribe quién lo retira y queda registrado. El vecino recibe la confirmación.
Atri, el conserje
Atri es la carita con gorra que aparece en todas las pantallas de los residentes. Contesta las preguntas de siempre (cuánto debo, cómo pago, si está libre la parrillera, a qué hora se saca la basura) con los datos reales del condominio, y le arma al vecino el reporte de avería para que solo lo confirme. Eso le quita a la administración buena parte de los mensajes repetidos.
En Configuración: el horario de la oficina, el teléfono de contacto y las normas de convivencia (basura, ruido, mascotas, mudanzas). Atri responde con eso; si no está cargado, manda al vecino a preguntarle a la administración.
Atri solo ve lo de la persona que le pregunta: nunca revela las deudas ni los datos de otro vecino, y no aprueba ni borra nada.
Quién puede qué
| Rol | Puede | No puede |
|---|---|---|
| Administrador | Todo lo de esta guía: emitir, aprobar, rechazar, anular, cargar gastos, abrir asambleas, gestionar unidades y áreas. | Ver otros condominios. Cada administración vive aislada de las demás. |
| Propietario | Ver y pagar sus cuotas, ver el gasto del edificio, reportar averías, reservar, votar, generar pases de visitante y dar acceso a su inquilino. | Ver las cuotas ni los pagos de otras unidades. |
| Inquilino | Lo que su propietario le habilite, dentro de lo que el condominio permita. | Cambiar sus propios permisos. |
Los permisos del inquilino tienen dos llaves: la del propietario (desde su pantalla «Mi unidad») y la del condominio (desde la configuración). Si la junta decide que en este edificio ningún inquilino reserva áreas comunes, ese interruptor manda sobre todos los propietarios.
No es que la app le esconda un botón al inquilino. Si no tiene permiso de registrar pagos, la operación se rechaza aunque intente saltarse la pantalla. Es la diferencia entre una restricción real y una cortesía visual.
El mes tipo
Cuando el condominio ya está cargado, un mes completo de administración se ve así:
| Cuándo | Qué haces | Cuánto toma |
|---|---|---|
| Día 1 | Emitir la cuota del mes. Los correos salen solos. | 3 minutos |
| Días 1–15 | Revisar comprobantes a medida que llegan. Aprobar o rechazar con motivo. | 2 minutos por tanda |
| Durante el mes | Cargar los gastos con su factura, apenas ocurren. | 1 minuto cada uno |
| Durante el mes | Mover los reportes de mantenimiento y asignar responsables. | Según el edificio |
| Día 20 | Mirar morosidad y mandar un recordatorio a quien haga falta. | 5 minutos |
| Cuando toque | Abrir una asamblea, dejarla correr y cerrarla con su acta. | 10 minutos de setup |
Lo que desaparece es lo otro: armar el estado de cuenta a mano, responder «¿cuánto debo?» veinte veces, buscar en qué chat quedó la foto del comprobante, y explicar en la asamblea en qué se fue la plata.
Lo que Atryum no hace
Conviene decirlo antes de firmar, no después.
- No cobra por ti. No procesa tarjetas ni débitos automáticos. El propietario paga por su banco y sube el comprobante.
- No concilia con el banco automáticamente. La comparación entre el comprobante y el estado de cuenta la hace una persona.
- No emite facturas fiscales. Genera constancias de pago para el propietario, que es otra cosa.
- No reemplaza al contador. Ordena el gasto y lo hace público; el cierre contable sigue siendo trabajo de quien lo hace hoy.
- No decide por la junta. Cuánto se cobra, qué se repara y qué se aprueba lo siguen decidiendo ustedes y sus vecinos.
Lo que sí hace es que ninguna de esas decisiones dependa de la memoria de nadie ni de encontrar un mensaje viejo.
Una administración que puede mostrar sus cuentas discute menos.
Casi todo el conflicto de un condominio nace del mismo sitio: nadie sabe con certeza cuánto debe, en qué se gastó, ni quién decidió qué. Atryum no resuelve las diferencias de criterio entre vecinos — resuelve que las diferencias se discutan sobre datos que todos ven, en vez de sobre recuerdos que cada uno cuenta a su manera.
atryum